会议安全性差，传统式的会议信息保密材料在打印出后难以立即消毁，会议安全性也难以确保。无纸化会议系统软件可以设定会议信息保密方式，会议信息保密材料不能拷贝，会议工作人员指纹识别每日签到确保会议信息保密。
传统式会议共享资料实际效果差，即传统式会议室的投影仪、笔记本电脑等已无法达到日益多元化的会议材料方式，共享资料水平低，不可以确保与会人员地接受信息内容。智能化的无纸化会议机器设备可管理好几个新闻媒体，如麦秆、显示屏、终端设备多媒体系统显示屏等，根据后台管理网络服务器和引流矩阵可将会议材料立即、迅速地共享资源给每一位参会人员，与会人员也可自主查找材料访问。
无纸化会议系统规章制度的优势：传统式会议的各种不够，令会议工作人员和与会人员头疼不己。
一.会议的提前准备耗时费力，不利生态环境保护。会刊包装印刷等产生了很多資源消耗.空气污染。
二.协调能力差，临时性会议或应急会议时，或发生工作人员变化，通常提前准备不够，手足无措，乃至笔写品牌这类的状况经常发生。
三.会议各种各样展现品繁杂不便，笔记本电脑.投影机.白版.纸.笔.激光灯…每一次会议都需要大物件小物件梳理大半天，才可以中长线短线。
四.会议安全性差，传统式的会议信息保密材料在打印出后难以立即消毁，会议安全性也难以确保。
会议的发展趋势历史时间追朔到远古传说的部族宗族会议。那时候的会议方式便是把大伙儿集结到一个宽阔的地区一同探讨一些关键的事儿罢了。因为标准的限定，主会场中压根就不太可能配置相近当代会议场上的一切电气设备，其会议系统软件是一种空缺。那样的会议方式经历远古时代、奴隶制度、中国封建社会，基本上占有人类发展的全部历史时间全过程，其机器设备空缺的会议方式早已比较严重危害了大中型场所中人们中间重要信息的沟通交流与沟通交流。自科技革命后，高新科技的发展使电子信息技术拥有性的发展趋势，会议进行中沟通交流表述的关键机构工具也伴随着电子信息技术的发展趋势经历了好多个从低到高的发展趋势环节。当代会议系统软件即智能化多媒体中控会议系统软件。几个话筒二只音响喇叭就能开一场交流会，它是几十年至今一直沿用会议方式。而在人们的沟通交流全过程中，实效性的信息内容55%－60%取决于视觉冲击，33%－3 8%取决于响声，仅有7%取决于內容，因此 只是一个声音的主要表现远远地不可以达到当代会议的规定。当代会议要的是简约轻快的表述自身的含意，栩栩如生清楚的展现自身的商品，也要易于控制变化多端的当场自然环境等。